Par une décision du 31 mai 2024 mentionnée aux tables du recueil Lebon, le Conseil d’Etat a jugé que l’agenda professionnel d’un élu local est un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande, après occultation des secrets protégés par le code des relations entre le public et l’administration, et sous réserve que la demande de communication ne fasse pas peser sur l’administration une charge disproportionnée compte tenu de son ampleur et du travail de vérification et d’occultation qu’elle implique.
Comme c’est souvent le cas en la matière, c’est une association de protection de l’environnement (Ensemble pour la planète) qui est à l’origine de cette décision après avoir sollicité auprès d’un grand nombre d’élus de Nouvelle-Calédonie la communication de leurs agendas professionnels.
S’appuyant sur les dispositions consacrées à la communication des documents administratifs du code des relations entre le public et l’administration (articles L. 311-1 et suivants), le Conseil d’Etat a retenu que l’agenda professionnel d’un élu local, puisqu’il se rapporte à des activités qui s’inscrivent dans le cadre de ses fonctions dans la collectivité, et s’il est détenu par la collectivité territoriale, présente le caractère d’un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande.
Des exceptions, tout à fait classiques en la matière, sont tout de même retenues par le Conseil d’Etat. Déjà, la communication de l’agenda devra être faite après occultation des secrets protégés par le code des relations entre le public et l’administration (articles L. 311-5 et -6). Ainsi, tout ce qui touche aux activités politiques et au libre exercice du mandat électif de l’élu devra par exemple être occulté, ainsi que tout ce qui ferait apparaître le comportement d’une personne et lui porterait préjudice, l’exemple donné par le rapporteur public à ce titre étant un entretien avec un agent dans le cadre d’une procédure disciplinaire. Il en va de même de tous les rendez-vous privés de l’élu. Ensuite, le Conseil d’Etat a rappelé sa jurisprudence classique selon laquelle l’administration n’est pas tenue de donner suite à une demande de communication lorsque, compte tenu de son ampleur, le travail de vérification et d’occultation ferait peser sur elle une charge disproportionnée.
En l’espèce, la demande portant sur la communication des agendas de nombreux élus et depuis le début de leur mandat en cours ou de la prise de leurs fonctions actuelles, le Conseil d’Etat a rejeté la demande de communication en retenant que, « eu égard à l’ampleur du travail de vérification préalable, constitutif d’une charge disproportionnée, qu’implique nécessairement l’examen des documents en cause afin d’apprécier, conformément aux dispositions du code des relations entre le public et l’administration, si des mentions contenues dans ces agendas doivent faire l’objet d’une occultation et de procéder à de telles occultations, les administrations sollicitées ont pu légalement refuser de donner suite aux demandes de communication ».
